15/04/2024
La questione circa la possibilità del controllo delle email dei dipendenti è molto dibattuta in giurisprudenza entrando in rilievo diversi aspetti tra cui la privacy, il rispetto dello Statuto dei lavoratori e il dovere di lealtà del dipendente.

Il controllo delle email dei dipendenti da parte del datore di lavoro è legittimo?

Se il datore di lavoro viene a conoscenza di un illecito attraverso un’email è possibile licenziare il dipendente. Il licenziamento però è possibile solo se il dipendente era stato informato della possibilità di controllo della sua email e il controllo viene fatto dopo la notizia della condotta illecita e quindi dopo l’insorgere del sospetto.

Il Tribunale del Lavoro di Roma, nella sentenza del 14 febbraio 2024, ha annullato il licenziamento di un dirigente di una compagnia aerea.  L’azienda aveva ritenuto giusto il licenziamento, perché aveva trovato delle mail denigratorie, nei confronti della dirigenza aziendale, nella casella postale del dipendente.

Le informazioni, però, erano state ottenute tramite un accesso illecito alla sua email in violazione dell’art.4 dello Statuto dei Lavoratori e della normativa europea e nazionale sulla privacy. Per questo, il Tribunale ha annullato la decisione precedente, reintegrando il dipendente licenziato.

 

Il controllo delle email dei dipendenti da parte del datore di lavoro è dunque ammissibile solo a determinate e precise condizioni.

Invero, il controllo delle mail può avvenire solo dopo l’insorgere di un “fondato sospetto” e non prima e previa informazione al dipendente (o meglio a tutti i dipendenti) di tale facoltà da parte del datore di lavoro. Nel caso del Tribunale di Roma, invece, il datore di lavoro aveva disposto il controllo delle email, prima di avere il dubbio per la commissione dell’illecito.

Lo Statuto dei lavoratori detta i limiti del controllo dell’attività lavorativa del dipendente da parte del datore di lavoro, sancendo che è ammissibile un controllo “per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale […] a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.

 

Il datore di lavoro può quindi controllare le email dei dipendenti nella casella di posta aziendale a precise condizioni.

In particolare, le condizioni del controllo delle email dei dipendenti da parte del datore di lavoro sono le seguenti:

  • l’obbligo di informare i dipendenti circa le procedure di controllo e di uso dei dispositivi (finalità e modalità, in particolare), specificando nel contratto di lavoro, nel rispettivo regolamento interno e nelle procedure aziendali, le modalità e i limiti di tali controlli; 
  • la prova che detti regolamenti e procedure siano effettivamente state conosciute dai dipendenti interessati;
  • effettuare il controllo delle mail solo quando strettamente necessario al fine di tutelare il patrimonio aziendale o verificare la commissione di un illecito.